Термін доставки — один із ключових KPI логістики. Він впливає на оборотність складу, виконання виробничих планів, грошовий потік і лояльність клієнтів. Запізнення на добу інколи коштує дорожче за сам фрахт: зрив запуску акції, штрафи ритейлу, простій лінії чи повернення замовлень. У цій статті розберемо, з чого складається термін доставки вантажів, які фактори його формують, як компаніям його прогнозувати й утримувати під контролем. Матеріал орієнтований на власників e-commerce, операційних директорів і логістів малого та середнього бізнесу.

Що таке «термін доставки» і з чого він складається

У бізнес-практиці термін доставки — це час від підтвердження перевезення до моменту вручення вантажу одержувачу (або до точки перетину Incoterms, якщо інше передбачено контрактом). 

Критично важливі фактори, що впливають на строки

1) Внутрішні (зони відповідальності перевізника та відправника)

• Вибір виду транспорту. Авто — гнучко та швидко на коротких/середніх відстанях; авіа — найшвидше, але найдорожче; залізниця — економічно для великих партій; море — найдешевше міжконтинентально, проте найдовше.
• Маршрутизація і хабова модель. Розумна географія хабів, time-windows на рампах, зменшення кількості перевалок скорочують.
• Завантаження парку. Перевантажені рейси й відсутність резервів призводять до «зсуву хвостів» у пік, браку водіїв і простоїв на відвантаженнях.
• Якість операцій. Стандарти пакування, маркування, точність документів напряму впливають на терміни.
• IT-інтеграція. EDI/eTTN, автоматизація накладних, сканування штрих-кодів, відстеження GPS — це мінус години помилок і ручної взаємодії.

2) Зовнішні (середовище, що важко контролювати)

• Погодні умови та стан доріг. Сильні опади, ожеледь, перекриття ділянок збільшують час. Офіційні обмеження руху вантажівок за несприятливих умов публікує, зокрема, Укравтодор: ukravtodor.gov.ua.
• Прикордонні/митні процедури. Міжнародні партії потрапляють під контролі, декларування, ветеринарні/фіто перевірки. Актуальні вимоги — на сайті Держмитслужби: customs.gov.ua.
• Регуляторні норми. Наприклад, вимоги до робочого часу водіїв, екологічні зони, вагові обмеження мостів/ділянок — усе це впливає на плановий транзит.
• Сезонність і піки. «Чорна п’ятниця», свята, збір урожаю, ротації складів ритейлу — різко зростає черга на рампах і завантаженість хабів.

3) Клієнтські

• Готовність вантажу і якість даних. Неправильна адреса/контакти, відсутність документів або проміжні погодження зривають слот завантаження.
• Доступ до точки. Пропускний режим, ліфти, вікна приймання, «місто-центр без вантажівок удень» — усе це може зрушити графік.
• Повнота замовлення. Консолідація кількох позицій/постачальників збільшує Tₚᵢd₉ₒₜₒᵥₖᵢ, але зменшує витрати на рейс.

Нормативні орієнтири за видами перевезень

Значення нижче — орієнтовні діапазони для планування і можуть відрізнятися залежно від дистанції, пропускної здатності коридорів, сезонності та регіону.

Міська/приміська авто-доставка.
— екстрес «день у день»/«за годину»; стандарт — 1 робочий день.
Міжміська авто-доставка.
— 1–3 дні в межах області/сусідніх регіонів; 2–5 днів між віддаленими обласними центрами.
Міжнародна авто.
— 3–10 днів усередині Європи з урахуванням кордонів; додайте 1–3 дні буфера на піки черг.
Залізниця (внутрішня).
— 2–7 днів залежно від плеча і завантаження станцій; мультимодально +1–2 дні на перевалку.
Авіа (внутрішня/міжнародна).
— експрес 4–48 годин за наявності місць і швидкого митного оформлення.
Морський контейнер.
— 15–45 днів міжконтинентально + наземна «ніжка» до/з порту.
Мультимодальні ланцюги.
— 5–30 днів залежно від кількості стикувань і швидкості терміналів.

Як законодавство формує строки: вимоги, які не можна ігнорувати

• Документообіг і форми перевезень. Перевізник і відправник керуються профільними нормами, зокрема Законом України «Про автомобільний транспорт»: zakon.rada.gov.ua/laws/show/2344-14. Перехід на е-ТТНскорочує час на оформлення, мінімізує помилки та прискорює контроль рейсів.
• Митні правила та контролі. Для імпорт/експорт партій критично правильно заздалегідь визначити коди УКТ ЗЕД, сертифікати, уповноваженого декларанта — це мінус години/дні на кордоні (деталі — на customs.gov.ua).
• Обмеження руху/вагові норми. Сезонні обмеження для збереження покриття доріг, спецрежими у містах — усе це закладаємо в буфер.
• Охорона праці та режим відпочинку водіїв. Дотримання нормативів перерв і тривалості зміни — фактор безпеки і правової відповідності, що впливає на плановий графік.

Практична методика розрахунку ETA: від «оцінки» до SLA

1. Сегментуйте вантажі і замовлення. За габаритами, термочутливістю, цінністю, потребою в контролях (вет/фіто/ліцензії).
2. Виберіть транспортну стратегію. Авто/залізниця/морське/авіа чи змішано — за матрицею «вартість-час».
3. Побудуйте маршрутну карту. Головні хаби, точки перевалки, вікна приймання, «вузькі місця».
4. Оцініть блоки T з формули (підготовка, завантаження, транзит, стикування, документи) на реальних даних за останні 3–6 місяців.
5. Додайте керований буфер. Для міста 5–15%, міжміста 10–20%, міжнародних та мультимодальних 15–30%.
6. Зафіксуйте SLA. Окремо для «експрес», «стандарт», «економ», з правилами компенсацій та винятками форс-мажору.
7. Налаштуйте комунікацію ETA. Відправляйте прогноз часу прибуття (ETA) на ключових етапах: прийом, виїзд, прибуття до хабу, передання в «останню милю».
8. Міряйте й покращуйте. OTD/OTIF, середній час затримок по причинах, % доставок із першої спроби, тривалість простою на рампі.

Як мінімізувати затримки: інструменти і процеси

• Автоматизуйте планування і відстеження. GPS-моніторинг, динамічні маршрути, сповіщення про події, електронні накладні скорочують ручні узгодження та телефонні «ланцюжки».
• Узгоджуйте time-windows. Синхронізація слотів складів, рамп, пунктів приймання знижує черги та повторні заїзди.
• Оптимізуйте пакування і маркування. Скановані SSCC/штрих-коди, стандартизовані палетні схеми — мінус час на сортування і суперечки щодо нестач/пошкоджень.
• Готуйте документи заздалегідь. Сертифікати, інвойси, декларації — у цифровому вигляді до моменту відвантаження.
• Працюйте з піками попиту. Сезонні графіки, додаткові зміни, резервний автопарк, альтернативні коридори.
• Прозоро комунікуйте клієнтам. Відстеження в кабінеті/посиланню, SMS/Viber нотифікації з ETA, легке перепланування слота вручення.

Типові сценарії й орієнтири термінів

E-commerce у межах міста.
— експрес до 2–4 годин; «день у день» з буфером на піки трафіку й погоду.
B2B міжміська поставка палет.
— 1–3 дні при прямому плечі; +1 день за наявності перевалки через регіональний хаб.
Міжнародна партія з митним оформленням.
— 3–7 днів авто всередині ЄС; 10–20 днів мультимодально (залізниця+море) за умов правильної підготовки документів.

Роль партнера з «останньої милі» у виконанні термінів

Навіть ідеально спланована магістральна логістика «лампнеться» на фініші, якщо останню милю виконують без SLA, трекінгу та клієнтського сервісу. Тут допомагає оператор, що поєднує швидкість і прозорість процесів. Для міських та внутрішньорегіональних доставок зверніть увагу на iPOST: сервіс має гнучкі сценарії (експрес/стандарт), API-інтеграції, відстеження статусів у реальному часі та зрозумілі вікна вручення. Це прямо впливає на OTD і зменшує кількість повторних виїздів.

Перелік «підводних каменів», що найчастіше збільшують термін

• Неповний комплект документів (особливо для імпорту/експорту).
• Невідповідність фактичної ваги/габаритів заявленим даним.
• Погане пакування, що збільшує час сортування та претензії на прийманні.
• Неузгоджені слоти на рампах та пропускний режим на майданчиках B2B.
• Відсутність контактної особи на стороні отримувача або недоступний телефон.
• Ігнорування сезонних обмежень руху та вагових норм.
• «Єдина ставка» буфера для всіх маршрутів — замість адаптивних запасів часу.

Щоб мінімізувати наслідки, компанії впроваджують кореневий аналіз причин затримок (RCA) та щотижневе поліпшення процесів на основі фактів, а не припущень.

Чекліст планування термінів доставки вантажів

1. Описати ланцюг постачання «як є» та виділити вузькі місця.
2. Вибрати транспорт і маршрут на матриці «вартість/час/ризики».
3. Нормувати час на кожний блок (пакування, завантаження, транзит, стикування, документи).
4. Встановити буфери й правила їх використання.
5. Погодити SLA з партнерами і прописати винятки/компенсації.
6. Увімкнути е-документообіг (е-ТТН, EDI), трекінг і нотифікації.
7. Вести OTD/OTIF по кожному коридору/клієнту.
8. Щомісяця переглядати орієнтири термінів і оновлювати калькулятор ETA.
9. Готувати план «B» на пікові періоди та форс-мажори.
10. Проводити RCA усіх запізнень >Х годин і фіксувати запобіжні дії.

Коли доцільно обіцяти «експрес»

Обіцяйте найкоротший термін лише тоді, коли:

• є резервний парк/кур’єри та альтернативні маршрути;
• точки приймання/відвантаження працюють у погоджених time-windows;
• документи формуються в цифровому вигляді до моменту виїзду;
• клієнт має канал сповіщень і може швидко підтвердити доступ/контакти;
• діє динамічний тариф (компенсація пікових витрат на прискорення).

SEO-примітка для інтернет-магазинів і b2b-порталів

Для підвищення конверсії й зменшення відмов важливо чітко комунікувати терміни на сторінках товарів і в кошику: показуйте діапазон ETA за індексом/адресою, відображайте «експрес/стандарт/економ», пояснюйте умови («до під’їзду/до дверей», «із підйомом»), давайте живий трек-лінк після оплати. Досвід показує, що прозорі терміни знижують покинуті кошики й збільшують NPS. Інструментально допомагають API-інтеграції служби доставки та калькулятор у чек-ауті.

Підсумок

Термін доставки вантажів — не «магічне число», а результат керованої суми операційних етапів: підготовки, завантаження, транзиту, стикувань і документування плюс розумний буфер. Його стабільність забезпечують правильний вибір транспорту, маршрутизація, цифровий документообіг, дисципліна на рампах і прозора комунікація з клієнтом. Десять додаткових хвилин на точність даних і підготовку документів сьогодні часто економлять добу завтра.

Якщо вашому бізнесу потрібна передбачувана «остання миля» з чіткими SLA, онлайн-відстеженням і гнучкими сценаріями (експрес/стандарт), розгляньте співпрацю з iPOST — це допоможе підвищити OTD/OTIF і перетворити доставку на конкурентну перевагу.