Локація бізнесу визначає не лише кількість клієнтів, а й собівартість операцій: витрати на оренду й комунальні послуги, складність логістики «останньої милі», доступність талантів, швидкість постачань і сервісу. Невдалий вибір приміщення — це зайві ремонти, непередбачувані простої, конфлікти з орендодавцем і втрачений дохід. Це розгорнуте покрокове керівництво допоможе підібрати комерційний об’єкт під реальні цілі компанії, мінімізувати ризики договору та збудувати операційну модель, яка витримує навантаження у сезон піків.

Крок 1. Сформулюйте бізнес-вимоги й профіль аудиторії

Перш ніж відкривати сторінки з оголошеннями, зафіксуйте відповіді на базові питання: яку проблему вирішуєте для клієнта, яку частоту візитів очікуєте, який середній чек і час обслуговування. Для магазину важливі пішохідні потоки, для кав’ярні — видимість і «зручний поріг», для складу — близькість до магістралей і промислових зон, для офісу — транспортні вузли та паркування. Склейте це в короткий «бриф локації»: потрібна площа, зони (торгова/склад/бек-офіс), вимоги до електропотужності, вентиляції, водопостачання.

Крок 2. Оберіть район і канал пошуку

• Локація. Для ритейлу — центральні вулиці, вузли громадського транспорту, житлові масиви з високою щільністю; для офісів — ділові квартали й транспортні розв’язки; для складів — промзони з зручним виїздом на траси.
• Трафік. Заміряйте реальні потоки у пікові години: ранок/обід/вечір, будень/вихідний.
• Сусідство. Які бренди поруч? Сусідні якорі «підігрівають» попит і зменшують маркетингові витрати.
• Доступність. Паркомісця, зручний заїзд фур, можливість розвантаження у двір, відстань до входу, ліфти/ескалатори в ТРЦ.
• Конкурентність. Скільки гравців з аналогічною пропозицією в радіусі 500–1000 м; яке ваше УТП у такому оточенні?

Шукати об’єкти доречно на українських платформах нерухомості та оголошень, зокрема на DOM.RIA, LUN, OLX. Вивчайте карту, коменти мешканців, доступність інтернету, світла і води. Для МСБ корисні базові гайди з перевірок та договорів на платформі «Дія.Бізнес»: diia.business.

Крок 3. Проводьте первинний скринінг оголошень

Створіть таблицю критеріїв: адреса, тип будівлі, поверх/вітрина, вхід, площа, висота стелі, електропотужність (кВт), вода/каналізація, вентиляція/вихлоп, опалення (централізоване/індивідуальне), інтернет (оптика), умови паркування/розвантаження, ставка за м², комунальні, депозит, податки, ремонтні канікули, можливість перепланування, строки договору, опція пролонгації. Остання колонка — ризики/примітки. Це зменшує емоційність і допомагає порівнювати «яблука до яблук».

Крок 4. Очний огляд: що перевірити на місці

Огляд — критичний етап. Фотографії часто приховують тріщини, запахи та зношені комунікації.

Конструкції та оболонка: фасад, вітрини, покрівля, зовнішні стіни, підвал. Шукайте сліди протікань, плісняви, відшарувань. Для старих будівель вимагайте акти капремонту.
Підлоги/стелі/вікна/двері: нерівності, скрипи, щілини, робота фурнітури, теплоізоляція, можлива заміна склопакетів.
Вентиляція та кондиціювання: вмикайте на максимум, оцінюйте шум, тягу, запах. Для кухонь/аптек/виробництв потрібна окрема витяжка.
Електрика: кількість і стан розеток, з’єднань, щитка; підтверджена виділена потужність і варіанти її збільшення.
Вода і каналізація: тиск, витоки, запахи, стан труб; хто оперативно ліквідує аварії — власник чи керуюча компанія.
Опалення: тип, стабільність температури, дата останніх перевірок/сервісу.
Зв’язок: якість мобільного покриття, оптика, реальна швидкість, резервні канали для кас/CRM.

Попросіть показати технічну документацію й останні акти перевірок, у т. ч. з пожежної безпеки (ДСНС: dsns.gov.ua). Для відповідності ДБН та правил благоустрою перевіряйте норми Мінрегіону: minregion.gov.ua.

Крок 5. Перевірка правового статусу

Право власності: витребуйте правовстановлюючі документи та актуальну інформацію з державних реєстрів (ЄДР, Реєстр речових прав; портал Мін’юсту: usr.minjust.gov.ua).
Обтяження: арешти, іпотека, судові спори, сервітут.
Повноваження підписанта: якщо діє представник — нотаріальна довіреність з правом оренди/суборенди.
Призначення приміщення: чи відповідає вашій діяльності; чи дозволені вивіски/реклама; чи немає заборон на харчове виробництво/медичні послуги тощо.
Інженерні умови: офіційні ліміти електрики/води/газу; можливість законного підсилення мереж.

Крок 6. Фінансова модель оренди

Рахуйте TCO (total cost of occupancy) — сукупну вартість володіння локацією на місяць/рік:

• Орендна ставка (фіксована/індексація).
• Податки (ПДВ, якщо орендодавець — платник; місцеві збори). Див. ДПС: tax.gov.ua.
• Комунальні (за лічильниками чи фіксом), експлуатаційні (охорона, прибирання, утримання спільних зон у БЦ/ТРЦ).
• Депозит/аванс, умови повернення.
• Ремонтні канікули та бюджети стартового ремонту/вишукувань.
• Операційна логістика (доставки постачань, утилізація, інкасація).
• Маркетингові платежі у ТРЦ/БЦ (якщо передбачені).

Занесіть у фінансову модель три сценарії: базовий, песимістичний (−20% трафіку) і зростання (+20% трафіку). Локація витримує «шторм» — це хороший знак.

Крок 7. Перемовини: де шукати вигоду

• Ціна/індексація. Прив’язка до інфляції; «стеля» індексу; відтермінування індексації перший рік.
• Депозит. Розбивка на 2–3 платежі, зменшення при поліпшенні платіжної дисципліни.
• Ремонтні канікули. 1–3 місяці без оренди на період ремонту/узгоджень.
• Комунальні/експлуатаційні. Верхні межі (cap) або прозора формула розрахунку.
• Права на фасад/вивіску. Чітко на фасаді, з узгодженими розмірами/підсвіткою.
• Електропотужність. Гарантований мінімум + маршрут апгрейду за рахунок власника/на паритеті.

Крок 8. Договір оренди: обов’язкові положення

Сторони/об’єкт/ціль використання. Повні реквізити, опис приміщення з планом/кадастровими даними, чіткий перелік видів діяльності.
Строк/пролонгація/розірвання. Дата початку/закінчення, автоматичне подовження, порядок попередження.
Платежі. Оренда, комунальні, експлуатаційні, ПДВ, депозити й аванси; валюта платежу; строки; пені/штрафи.
Ремонт/поліпшення. Хто виконує/фінансує поточний і капремонт; доля поліпшень після завершення; узгодження перепланувань.
Безпека/страхування. Хто відповідає за пожежну сигналізацію, охорону, страхування майна/цивільної відповідальності.
Форс-мажор та роботи будівлі. Алгоритм дій при аваріях, відключеннях, реконструкції будівлі; можливі знижки/паузи.
Суборенда/передача прав. Дозвіл/заборона, порядок погодження, відповідальність.
Порядок повідомлень. Канали комунікації, юридично значущі повідомлення, строки відповіді.

Завжди працюйте з «чистовиком» та коментарями юриста. Без «сірих» формулювань «за домовленістю» — саме вони перетворюються на джерело конфліктів.

Крок 9. Акт приймання-передачі: ваша юридична «броня»

Після підписання договору зафіксуйте стан об’єкта в акті: фото/відео, опис дефектів, зношення, недоліки інженерії, комплектація (лічильники, ключі, коди доступу). Додайте показники лічильників на дату передачі. Чим детальніше — тим легше повертати депозит і доводити відсутність вашої вини у пошкодженнях. Акт також оформлюють при виїзді — із протоколом взаєморозрахунків.

Крок 10. Узгодження дизайну, вивісок, режиму роботи

Вивчіть правила благоустрою і вимоги до вивісок у вашій громаді (часто є окремий регламент у міських департаментах). Узгодьте графік роботи (для ТРЦ/БЦ), шумові режими, правила розвантаження. Переконайтесь, що електрика/вентиляція/вода витримають ваші технологічні карти. Для харчових виробництв і аптек перевірте профільні санітарні норми.

Крок 11. Запуск операцій: логістика і «остання миля»

Навіть найкраща локація потребує налагодженої логістики: графік постачань, маршрути кур’єрів, вікна розвантаження, обмеження для вантажного транспорту. Продумайте SOP на приймання товару, зони зберігання, маршрути клієнтів і персоналу, розведення потоків. Для міських доставок, самовивозів і повернень зручним рішенням стане партнерство з сервісом оперативної кур’єрської логістики, що підтримує прозорий трекінг і контроль часу прибуття. Тут доречно згадати iPOST: сервіс міської доставки, який закриває «останню милю» без зайвих черг, допомагаючи бізнесу дотримуватись SLA навіть у години пік.

Крок 12. Безпека, охорона праці, пожежні вимоги

Перевірте аварійні виходи, плани евакуації, вогнегасники, датчики диму, справність сигналізації, освітлення території, камери. Пройдіться маршрутом евакуації з командою. Уточніть графік перевірок і відповідальних осіб. Офіційні рекомендації та нормативні акти — на сайті ДСНС: dsns.gov.ua.

Крок 13. Комунікації та ІТ-інфраструктура

Виміряйте реальну швидкість інтернету на робочих місцях; перевірте відмовостійкість (резервний канал/мобільний модем). Протестуйте Wi-Fi для кас, POS-терміналів, принтерів. Оцініть якість мобільного зв’язку всередині приміщення (у деяких будинках сигнал «падає» у глибині зали). Продумайте безперебійну роботу критичних зон (UPS для кас та роутерів).

Крок 14. Операційна зрілість: процедури й контроль

• Регламенти відкриття/закриття точки. Чек-листи, відповідальні, контрольні фото.
• Навчання персоналу. Стандарти сервісу, скрипти, безпека.
• Інкасація та облік. Прозорі касові процедури, інкасаційні графіки, закриття змін.
• Постачання і повернення. Вікна прийому, SLA для кур’єрів/постачальників, обробка браку.
• Аналітика. Трафік, конверсія, середній чек, маржа, витрати на приміщення; щотижневі зустрічі з оглядом метрик.

Типові помилки орендарів і як їх уникнути

1. Орієнтація лише на «красиву ставку». Дешево на папері ≠ дешево у володінні. Рахуйте TCO.
2. Ігнорування техстану. Приховані протікання/пліснява з’їдають ремонтний бюджет за кілька місяців.
3. Розмитий договір. «За домовленістю» у критичних розділах запускає конфлікти.
4. Відсутність ремонтних канікул. Платите за простої ще до старту продажів.
5. Слабка логістика. Немає вікон розвантаження, заборона на в’їзд, черги — втрата маржі.
6. Безпека «на потім». Штрафи та ризики простою при першій перевірці.
7. Недооцінка сусідства. Сильний якір поруч — шанс, кластери конкурентів — виклик.

Чек-лист документів

Від орендодавця:

• правовстановлюючі документи на об’єкт;
• витяги з реєстрів (права/обтяження);
• статутні документи юрособи/довіреність представника;
• техпаспорт, план приміщення, акти перевірок/обслуговування інженерії;
• довідки про відсутність боргів за комунальні/експлуатаційні;
• правила будівлі (розвантаження, вивіски, режим).

Від орендаря:

• реєстраційні/статутні документи, банківські реквізити;
• рішення уповноважених органів (якщо потрібно);
• ліцензії для регульованих видів діяльності;
• гарантійний лист/підтвердження фінстійкості (на вимогу).

Специфіка різних форматів

Ритейл/HoReCa. Видимість, вхід з вулиці, вітрина, трафік, вентиляція, вода/каналізація, окремий сміттєвий вузол, можливість літнього майданчика.
Офіс. Інсоляція, шум, паркування, озеленення, переговорні, місця загального користування, швидкісні ліфти.
Склад/фулфілмент. Рампи, ворота, маневрові зони, висота стелі, стелажні системи, під’їзд фур, зона крос-докінгу, температурні режими.
Шоурум/студія. Комбінація умов ритейлу й офісу, акустика, окремий вхід для клієнтів, гримерні/технічні кімнати.

Маркетинг локації: як запустити потік із першого дня

До підписання договору складіть план локального маркетингу: зовнішня навігація, угоди з сусідами про перехресні акції, мап-пакети (Google/Apple), локальні спільноти/медіа. Продумайте доставку: самовивіз, кур’єр, забір у шафки. Співпраця з гнучким міським перевізником зменшує «тертя» для клієнта й збільшує повторні покупки — хороший варіант тут iPOST.ua, який дозволяє швидко під’єднати доставку та прозоро сповіщати клієнтів про статуси.

Правові та бюрократичні нюанси

• Вивіски/реклама. Місцеві регламенти, погодження розміру/підсвітки.
• Зовнішні зміни. Узгодження фасадних робіт з власником і містом.
• Санітарні вимоги. Для харчових/медичних послуг — окремі правила.
• Шуми/сусіди. Ліміти шуму, графіки завезення товарів, правила сортування/вивозу відходів.
• Трудові відносини. Інструктажі з охорони праці, пожежні навчання, медогляди там, де потрібно.

Вихідні стратегії: як не «застрягти» у невигідному місці

У договорі передбачте сценарії: продаж будівлі власником, реконструкція, падіння трафіку з вини будівлі, форс-мажор. Розпишіть знижки/канікули/право дострокового виходу без штрафів за певних умов. Визначте, як забираєте поліпшення, які переміщувані, і як компенсуються невід’ємні.

Підсумок

Оренда приміщення — це не «знайшов і підписав», а проект із десятків змінних: бізнес-логіка, технічний стан, правова чистота, фінансова передбачуваність, вимоги безпеки та операційна логістика. Системний підхід — бриф, скринінг, очні огляди з чек-листом, юридична та фінансова перевірка, грамотні перемовини і договір, що відображає реальне життя локації — економить місяці нервів і сотні тисяч гривень. А правильно налаштована «остання миля» з прозорими статусами доставки робить клієнтський досвід безшовним і підсилює економіку точки.

Скористайтесь порадами цього гайда, користуйтесь українськими інструментами підтримки підприємництва — зокрема «Дія.Бізнес» (diia.business) — і будуйте місця продажів, сервісу та складські операції, які витримують будь-яку сезонність. Якщо вам потрібні гнучкі міські перевезення від постачальників до точки й назад — звертайтесь до iPOST: це швидка й передбачувана «останньої миля» для бізнесу, що допомагає виконувати обіцянки клієнтам щодня.