Кав’ярня — це не лише еспресо й вершкові круасани. Це десятки синхронних процесів: від якості води, графіка постачань і стандартів НАССР до управління командою, фінмоделі та маркетингу «останньої милі». Добра новина: невелика кав’ярня з правильною локацією та дисципліною процесів може вийти на окупність за 8–14 місяців. Нижче — практична інструкція, складена з позиції операційки малого бізнесу в Україні, зі згадками виключно українських сервісів і робочими цифрами в гривні.

Крок 1. Дослідіть попит і сформуйте концепцію

Перевірте, що ринку потрібна саме ваша ідея. Пройдіться обраним районом, порахуйте пішохідний трафік у піки (ранок/обід/вечір), заміряйте «час до кави» (скільки хвилин гість витрачає від входу до видачі), зробіть 10–15 «таємних покупок» у конкурентів. Фіксуйте: середній чек, наповнення меню, час очікування, якість молока/екстракції, сервіс.

Опишіть ЦА і УТП. Офісні працівники потребують швидкості та передплати; студенти — доступної ціни й атмосфери; мешканці району — стабільної якості та десертів до кави. На перетині побажань і ваших можливостей з’являється УТП: локальна обсмажка, альтернативи (V60, Kalita, AeroPress), «безлактоза/рослинні» опції, сезонні кавові тоніки, еко-підхід, дитяче меню, формат «to-go».

Оцифруйте гіпотезу. Простий forecast: пішохідний потік × конверсія в покупку × середній чек × кількість активних годин. Для точки на виніс у зрілих локаціях реалістично розглядати 150–300 чеків/день; для кав’ярні з посадкою — 70–180 з вищим чеком.

Крок 2. Зберіть бізнес-план і фінмодель

Інвестиції, грн (діапазони):
• Ремонт/зал (дизайн, меблі, світло) — 150 000–600 000
• Бар (стільниця, мийка, фільтрація, підводи) — 60 000–200 000
• Обладнання (2-групна еспресо-машина, гріндер(и), холодильники) — 300 000–1 100 000
• POS/ПРРО, еквайринг, дрібний інвентар — 35 000–120 000
• Перша партія сировини — 20 000–80 000
• Передзапусковий маркетинг — 15 000–70 000
• Резерв операційки (3 міс.) — 10–15% від бюджету

Операційні витрати/міс, грн:
• Оренда — 30 000–180 000 (місто/площа/трафік)
• Зарплата (2–6 барист + адміністратор) — 80 000–300 000
• Комунальні/інтернет/вода — 8 000–25 000
• Сировина (СOGS) — 30–40% від виручки
• Маркетинг, доставка, пакування — 5 000–40 000

Unit-економіка (орієнтири): собівартість еспресо 18–26 грн, американо 20–28 грн, капучино 28–40 грн; цільова валова маржа по каві 70–78%, food 55–65%. Націнка на зерно 4–6×, на десерти 2.5–3×.

Точка беззбитковості — коли валова маржа покриває оренду, фонд оплати праці та постійні витрати. Будуйте три сценарії: песимістичний/реалістичний/оптимістичний і готуйте план дій для кожного (коригування асортименту, годин роботи, промо).

Крок 3. Реєстрація, податки, фіскалізація (лише українські сервіси)

• ФОП/ТОВ. Реєструйтеся онлайн у Дія, податкові роз’яснення — ДПС України.
  • ПРРО і каса. Легально фіскалізуйте чеки через українські рішення на кшталт Checkbox.
  • Еквайринг. Підключіть прийом оплат карткою/Apple Pay/Google Pay через LiqPay, Fondy або monobank.
  • Договори. Вивіз ТПВ, прання, дезінсекція/дератизація, утилізація олії, постачання — усе на українських підрядниках.

Крок 4. Санітарія, НАССР і безпека

• НАССР. Впровадьте процедури контролю, журнали прибирання й температур, простежуваність постачань. Консультації та перевірки — Держпродспоживслужба.
  • Пожежна безпека. План евакуації, системи сповіщення, вогнегасники — вимоги ДСНС.
  • Вода. Критична для смаку та ресурсу бойлерів: стабілізуйте TDS/жорсткість фільтрами.
  • Гігієна персоналу. Медогляди, санітарні книжки, інструктажі.

Крок 5. Локація: як не промахнутися

Трафік. Станції метро, офісні кластери, університети, транспортні вузли — там, де люди «рухаються повз». Мета: 3–5 хвилин від входу гостя до напою в руці.
Видимість. Вітрина, контрастна вивіска, меню-борд зі «смачними» цінами й бестселерами.
Логістика. Під’їзд для постачань і сміття, зручний вхід для кур’єрів, місце для очікування онлайн-замовлень.
Оренда. Уточніть призначення під громадське харчування, обмеження фасаду/вивісок, години роботи, можливість літнього майданчика.

Крок 6. План-зал та ергономіка

Потік гостя: двері → меню → каса → очікування → видача → посадка/вихід (жодних зустрічних потоків).
Потік бариста: зерно → гріндер → група → станція видачі → мийка (2–3 кроки між точками).
Зони: бар, посадка, мийка, холод, склад сухих, утилізація, санвузол, технічна.
Світло/звук/клімат. Тепле акцентне світло, звукопоглинальні матеріали, витяжка з урахуванням тепла від машин.

Крок 7. Обладнання: must-have, бюджет і ризики

• Еспресо-машина (2 групи) — 120 000–450 000 грн (б/в — дешевше, але з сервісною історією).
  • Гріндер(и) — 25 000–120 000 грн (окремо під еспресо й під альтернативу/фільтр).
  • Фільтрація води — 10 000–40 000 грн плюс витратники.
  • Холодильники/вітрини — 20 000–90 000 грн.
  • POS/ПРРО/принтери чеків/роутер — 12 000–40 000 грн.
  • Інвентар (ваги, пітчери, термометри, нок-бокс, таймер) — 5 000–20 000 грн.
  • Посуд/пакування — 5 000–25 000 грн на першу партію.
  • Альтернативи (V60, Kalita, Chemex, AeroPress) — 5 000–25 000 грн.

Лайфхаки:

1. Купуйте «святу трійцю» (машина, гріндер, фільтрація) у надійного інтегратора з гарантією та навчанням бариста.
2. Решту — після «сліпих» дегустацій і тестового меню, щоби не завалити склад зайвим.

Крок 8. Асортимент і постачання

Кава. Відіберіть 3–5 обсмажчиків, проведіть капінги з командою, окремо підберіть зерно під молочні напої і під «чорну» каву.
Молоко. База — коров’яче, безлактозне; додайте рослинні (вівсяне/мигдальне).
Десерти. Власна кондитерка = контроль і маржа, але інвестиції; партнерська пекарня = менше капексу, потрібні SLA постачань і контроль якості.
Сезонність. Літні кавові тоніки/колд-брю в пляшці, зимові рафи/пряні лате, локальні десерти — драйвери продажів.
Фуд-кост. Тримайте 30–35% на позицію.

Крок 9. Команда, стандарти, сервіс

Ролі: бариста(и), адміністратор/керівник зміни, операційний менеджер (власник), клінінг, бухгалтер (аутсорс).
Оплата: ставка + % від продажів зміни + чайові; KPI: швидкість видачі, повторні візити, чек, NPS/відгуки.
Стандарти: рецептурні карти, діапазони екстракції, температура молока, презентація напою, скрипти спілкування.
Навчання: онбординг (безпека, гігієна, ПРРО), бар-тренінги, щотижневі «мікрокапінги».
Культура: чиста станція, увага до імен гостей, апсел/крос-сел без нав’язливості.

Крок 10. Маркетинг і старт продажів

Позиціонування і айдентика. Зрозумілий неймінг, логотип, одна шрифтова система для меню/бордів/соцмереж, єдиний tone of voice.
Онлайн-профілі. Карти, каталоги міста, локальні медіа. Відповідайте на всі відгуки в день публікації.
Контент. Меню й ціни, «бекстейдж» бару, люди, сусіди-бізнеси, UGC, освітні пости про альтернативи, сезонні офери.
Офер відкриття. 1+1, апгрейд на великий безкоштовно, кава сусідам-бізнесам у перші дні.
Лояльність. 7-й напій у подарунок; кешбек через еквайринг; партнерські пропозиції із сусідніми брендами.
Офлайн. Меню-борд на фасаді з 5–7 бестселерами, осяжні ціни, дегустації у «щасливі години».

Крок 11. Доставка, b2b і «остання миля»

Кав’ярня заробляє не лише на каві «тут і зараз». Корпоративні замовлення, торти/десерти на івенти, колд-брю у пляшці, мерч — усе це потребує надійної «останньої милі». Замість тримати власного кур’єра під пікові навантаження раціонально підключити партнерський сервіс із прозорими SLA, фотофіксацією та трекінгом маршруту — наприклад, iPOST для внутрішньоміських доставок «день-у-день» і термінових відправок у межах години.

Крок 12. Правові нюанси, про які часто забувають

• Вивіска/фасад. Дозвіл на рекламну конструкцію від міської адміністрації.
  • Музика. Ліцензійні договори з організаціями колективного управління правами.
  • Алкоголь. Для напоїв із алкоголем — окрема ліцензія та вимоги.
  • Персональні дані/камери. Дотримання законодавства щодо обробки даних і зберігання відео.
  • Сортування/вторсировина. Локальні підрядники, що працюють в Україні, та видимі для гостей рішення (контейнери, комунікація в залі).

Крок 13. Фінконтроль і звітність

Щодня: дашборд продажів (чеки/середній чек/маржа), списання, інкасація, відгуки.
Щотижня: P&L, коефіцієнт валової маржі, COGS по категоріях, зарплатні KPI, маркетингові метрики.
Щомісяця: ревізія складу, ROAS за каналами, воронка повторних візитів, план меню/сезонних запусків.
Касові розриви: підстраховуйте кредитним лімітом еквайрингу, переговоріть із постачальниками про відстрочки, тримайте резерв на 30 днів оренди/зарплат.

Крок 14. Ризики та як їх хеджувати

• Сезонність. Літні холодні позиції, пляшковий колд-брю, літній майданчик; узимку — пряні рафи/какао/десерти.
  • Кадрові. Резервні бариста, відеостандарти, подвійний онбординг.
  • Обладнання. Сервісні контракти, набір критичних запчастин (прокладки, душові сита, жорна).
  • Постачання. 2–3 альтернативні постачальники на ключові категорії; страхові залишки на 7–10 днів.
  • Онлайн-репутація. Протокол відповіді на негатив: 15 хвилин — «прийнято/уточнюємо», 24 години — рішення/компенсація.

Чек-лист відкриття

— ФОП зареєстровано в Дії, ПРРО/еквайринг працюють, договори на ТПВ/санобробку підписані.
— Вода відфільтрована, TDS/жорсткість у робочому діапазоні під рецепти.
— Карти рецептів/технологічні карти оформлені; ваги відкалібровані.
— Меню протестовано на швидкість і стабільність; ціни співставні з районами-конкурентами.
— Соцмережі/карти заповнені, фасадний меню-борд з бестселерами встановлено.
— Команда пройшла онбординг (безпека/гігієна/ПРРО/сервіс).
— План маркетингу на 30 днів: офери, партнерства, події.
— Договір на «останню милю» для корпоративних і інтернет-замовлень (за необхідності — iPOST).

Часті запитання (FAQ)

Скільки потрібно інвестицій на старт? Для формату to-go 12–20 м² реалістично закладати 650 000–1 300 000 грн із резервом 10–15%.
Який мінімальний штат? 2–3 бариста на змінному графіку + адміністратор (може суміщати власник).
Як швидко окупається кав’ярня? За виконання плану по трафіку/чеку та дисципліну витрат — 8–14 місяців.
Чи потрібен НАССР? Так, процедури обов’язкові для харчового бізнесу; орієнтуйтеся на вимоги Держпродспоживслужби.
Чи варто робити доставку? Так, вона підвищує LTV і завантаження в «мертві» години; не тримайте власний штат під піки — підключайте партнерський сервіс з трекінгом і SLA.

Підсумок

Відкрити кав’ярню — це про системність: чітка фінмодель, дисципліна рецептур і сервісу, керований маркетинг і прозора логістика. Користуйтеся українською інфраструктурою — реєструйте ФОП онлайн у Дії, підключайте українські ПРРО/еквайринг, дотримуйтесь вимог ДПС, Держпродспоживслужби та ДСНС. Плануйте попит, гнучко керуйте меню, навчайте команду й подумайте про «останню милю» — зовнішній кур’єрський партнер заощадить час і збереже фокус на головному: стабільному смаку, швидкому сервісі та любові гостей до вашої кав’ярні.